نمایشگاه ها در صورتی می توانند به گونه ای موفقیت آمیز برگزار گردند که تمامی موارد دخیل در موفقیتشان به درستی اجرا گردند و توجه ویژه ای به آن ها شود. از عوامل تاثیر گذار بر موفقیت یک نمایشگاه می توان به برگزارکنندگان و مجریان، غرفه داران ، و مشاركت كنندگان و بازديد كنندگان اشاره نمود. برنامه ریزی صحیح از مهم ترین و اصلی ترین نکات تاثیر گذار در موفقیت یک نمایشگاه می باشد.
یک برگزار کننده باید از بانک های اطلاعاتی جامع و کامل جهت اطلاع رسانی شرکت کنندگان و همچنین بازدیدکنندگان استفاده نماید و همچنین در جریان برگزاری از نیروهای متخصص و کارآزموده یاری جست.

نمایشگاه ها مناسب ترین مکان برای ارزیابی و مقایسه میان محصولات در یک مکان می باشند و از طرفی به تولیدکنندگان کمک می نماید تا به راحتی بتوانند از سلایق و نیاز های مصرف کننده خود مطلع شوند، همچنین از دستاوردهای رقبای خود نیز اطلاعاتی جهت رقابت مثبت کسب نمایند. بازدیدکنندگان نیز در نمایشگاه ها می توانند از آخرین محصولات و دستاوردهای یک شرکت مطلع شوند.

از جمله محورهاي اساسي در توسعه كمي و كيفي نمايشگاه ميتوان به موارد ي چون توسعه و تقويت سايتهاي نمايشگاهي و ايجاد زير ساختهاي لازم مطابق با استانداردهاي جهاني، افزايش مهارت هاي مديريتي در امور نمايشگاهي ، استفاده از مجريان توانمند،توسعه ارتباطات با مراكز معتبر نمايشگاهي بين المللي ،افزايش مشاركت كنندگان و بازديد كنندگان، ،برگزاري برنامه هاي جانبي در حاشيه نمايشگاه،سيستم ارزيابي فعاليت،استفاده از نيرو هاي متخصص و ايجاد رشته هاي نمايشگاهي در دانشگاهها اشاره نمود.

یک برگزار کننده وظیفه دارد تا بهترین و مناسب ترین بستر را جهت تعاملات و ارتباطات فی مابین مشارکت کنندگان و بازدیدکنندگان را ایجاد نماید. که این امر خود مستلزم دانش تخصصي و به روز ،بانك اطلاعاتي مناسب، نيرو ي انساني متخصص و كارآمد ،بسترهاي ارتباطي قوي وتبليغات ميباشد.

هدف اصلی یک شرکت از حضور در نمایشگاه می تواند ایجاد بازارهای جدید، حفظ مشتریان قدیمی خود، افزایش فروش محصولات، معرفی بهتر و بیشتر خود، و ایجاد مذاکرات رو در رو با خریداران می باشد و از طرفی از دیگر اهداف شرکت ها می توان به شناسايي رقبا و بازارهاي هدف ،حفظ مشتريان و جذب مشتريان بالقوه، توسعه و پيشرفت دانش فني ، گسترش بازارهاي صادراتي و مشاركت و سرمايه گذاري اشخاص حقيقي و حقوقي ، گسترش همكاريهاي اقتصادي فرهنگي سياسي و اجتماعي ، برقراري ارتباطات موثر اجتماعي اشاره نمود.

يك حضور موثر در نمايشگاه مستلزم تبيين اهداف جهت حضور درنمايشگاه ،برنامه ريزي و تخصيص بودجه لازم استفاده از نيروي انساني متخصص و كارامد ،طراحي و نورپردازي مناسب غرفه ، اداره غرفه تبليغات در سطح وسيع برقرار ي ارتباط با بازديد كننده ميباشدضمنا رعايت اصئول حرفه اي بازاريابي ، كيفيت امكانات و حضور به موقع در غرفه ، اشنايي به زبانهاي بين المللي و پيگيري مذاكرات از جمله مواردي است كه حضور يك شركت را در نمايشگاه پررنگ مينمايد تا بدين وسيله بتواند به اهداف خود دست يابد.

كسب شهرت و اعتبار و هم چنين نهادينه شدن نام شركت و يا محصول در ذهن مشتريان در گروي برنامه ريزي مناسب و حضور موثر و مستمر در نمايشگاه ميباشد.