در اینجا چک لیست طراحی غرفه و اقدامات لازم که در مرحله طراحی و ساخت غرفه باید انجام شود ارائه می شود. این موارد با توجه به ملی و بین المللی بودن نمایشگاه و موضوع نمایشگاه قابل تغییر است. داشتن یک چک لیست طراحی غرفه و غرفه سازی به شما کمک می کند برنامه ریزی مناسبی داشته باشید.

تعیین مکان غرفه سازی اولین مورد در چک لیست طراحی غرفه

تعیین مکان برای غرفه سازی نمایشگاه با توجه به ویژگی های لازم و بستن قرارداد اجاره :
اولین مورد در چک لیست طراحی غرفه این است که ابتدا محل مناسبی برای ساخت غرفه نمایشگاه تعیین نمایید. راهروها و معبرها با دسترسی مناسب و عـدم وجـود معضـل ترافیکی در اطراف محل برگزاری از ویژگی های این محل است. سیستمهای حمل و نقل عمومی مناسب داشته باشد و یا در صورت امکان آن برای برپایی نمایشگاه تجهیز نمایید. دارای پارکینگ مناسب برای خودروهای سبک و سنگین و امکانات تبلیغاتی در اطراف نمایشگاه باشد. مشارکت کنندگان و بازدیدکنندگان به امکانات اقامتی نمایشگاه دسترسی لازم را داشته باشند.
دارای سالنهای مناسب جهت برگزاری همـایش و سـخنرانی در محوطـه نمایشـگاه و یـا نزدیک به نمایشگاه و فضـای اداری در محوطـه یـا داخل سـالن جهت اسـتقرار تیم اجرایی برگزار کننده نمایشگاه باشد.

از مهم ترین ویژگی های مکان غرفه سازی

وجود تاسیسات، خدمات جانبی و امکانات رفاهی در سطح نمایشگاه.
تابلوهای راهنما
امکانات لازم جهت تبلیغات
واحدهای توزیع کننده مواد خوراکی
تاکسی و سرویس حمل و نقل
دارای انبار مناسب
دارای تجهیزات لازم برای جابجایی کالاهای سنگین
دارای امکانات لازم جهت بهره برداری از اینترنت
تجهیزات مخابراتی
دارای سیستم های صوتی در محوطه نمایشگاه
دارای امکانات و تجهیزات بهداشتی و درمانی (اورژانس)
وجود سرویسهای بهداشتی به تعدادکافی
دارای سالن به متراژ لازم با مشخصات مورد نیاز و ابعاد مناسب
ورودی و خروجی‌های با تعداد ، طول و عرض و ارتفاع مناسب.
تجهیزات و یا امکانات لازم جهت حمل افراد و کالاها به طبقات فوقانی در صورت یک یا چند طبقه بودن سالن
تجهیزات اطفا حریق
نور کافی و مناسب در سالن ها
دارا بودن تابلو برقهای کافی و مناسب در سالن
عدم وجود ستونهای نامتجانس و ناموزون در سالن
سیستم تهویه مناسب

چک لیست طراحی غرفه و پیش بینی درآمدها

با طراحی غرفه و غرفه آرایی می توان انتظار داشت که به سود و درآمد مورد انتظار رسید. البته این در صورتی است که اصول ساخت غرفه به خوبی رعایت شود. با شرکت در نمایشگاه می توان انتظار داشت که از محل های زیر به سود دهی رسید:
فروش غرفه در فضای سرپوشیده و باز
کیوسکهای خدماتی عرضه مواد خوراکی
امتیاز چاپ کتاب و تبلیغات
امتیاز دیگر خدمات مورد نیاز نمایشگاه
جذب اسپانسر
فروش بلیط در صورتی که جزء سیاستهای برگزار کننده باشد

هزینه های ساخت غرفه را در چک لیست طراحی غرفه خود داشته باشید

ساخت غرفه مسلماً امری است که نیاز به صرف هزینه دارد. بدون یک بودجه مناسب و کافی نمی توان انتظار یک غرفه ایده آل و موفق را از شرکت در نمایشگاه داشت. البته هزینه ساخت غرفه به نوع نمایشگاه نیز بستگی دارد. برای مثال یک غرفه در یک نمایشگاه محلی هزینه ای به مراتب کمتر نسبت به غرفه سازی در نمایشگاه بین المللی است. غرفه های بین المللی نیاز به طرح غرفه ایده آل و مناسب دارد که این کار تنها از تیم های تخصصی غرفه ساز برمی آید.
به صورت کلی می توان هزینه های زیر را در چک لیست طراحی غرفه و غرفه آرایی خود در نظر گرفت و به آنها توجه نمود.
هزینه‌های برگزاری نمایشگاه شامل هزینه های زیر می باشد.
اجاره غرفه مناسب با تمامی امکانات لازم
طراحی و غرفه سازی نمایشگاه با تمام امکانات و تجهیزات مورد نیاز
بیمه نمایشگاهی و پوشش های مورد نیاز
پیمانکاران مورد نیاز در نمایشگاه مانند تیم نظافتی محوطـه و سـالن - تیم حفاظـتی و نگهبانی از محوطه و سالن در طول ساعات برگزاری و ساعات تعطیلی کار نمایشگاه و . . .
هزینه های مربوط به چاپ پوستر، بروشور، دفترچه های راهنما و ثبت نام مشارکت کنندگان.
هزینه های مربوط به چاپ کارت‌های شناسایی، پارکینگ، دعوت، نقشه، بلیط و . . .
هزینه های درج آگهی در روزنامه ها و رسانه ها داخل و خارج از کشور.
هزینه های ساخت تیزرهای تبلیغاتی.
هزینه های طراحی و تولید هدایا و اشانتیون‌های تبلیغاتی.

سایر هزینه ها در چک لیست طراحی غرفه

اجرای مراسم افتتاحیه و اختتامیه و تهیه گزارش نمایشگاه.
هزینــه هــای ناشـی از اعطـای پورسـانت بــه دیگــر شــرکت ها برای جذب مخاطبین جدید
هزینه‌های دفتری شامل تلفن، فاکس، پسـت
هزینه حقـوق و دستمزد پرسنل دائم و موقت
هزینه های مربوط به اقامت عوامل اجرایی در محل برگزاری نمایشگاه، ایاب و ذهاب، صدور ویزا، لباس فرم، غذا، پذیرایی و . . .
و هزینه‌های پیش بینی نشده معادل 5 % سرجمع هزینه ها.
هزینه های کارگزاری و گمرک
هزینه های مربوط به ارسال کالا و برگشت کالا

هزینه های مربوط به تهیه پکیج اطلاعاتی و ثبت نام

هزینه های دیگر و مواردی که در چک لیست طراحی غرفه باید به آنها توجه نمایید.
ایجاد پکیج اطلاعاتی برای معرفی برگزارکننده، موضوع و اهداف نمایشگاه
زمان بندی برنامه ها و تاریخ‌های مهم
نحوه پرداخت هزینه های تجهیزات غرفه
هزینه‌های ارزی از نمایندگیهای شرکت های خارجی
لیست و هزینه تجهیزات و خدمات اضافی
تخفیفات در چک لیست طراحی غرفه نمایشگاه
جذب اسپانسر
فرم‌های ثبت نام در چک لیست طراحی غرفه
سر درب نویسی در طراحی غرفه نمایشگاهی
درج نام و مشخصات و در صورت تمایل درج آگهی در کتاب ویژه نمایشگاه
شرایط و تعرفه‌های واگذاری کارت شناسایی و پارکینگ
فرمهای خروج کالا و تسویه حساب
فرم درخواست خدمات و تجهیزات اضافی از قبیـل آب، بـرق سـه فـاز
تجهیزات متفاوت با تجهیزات استاندارد غرفه سازی، لیفتراک و . . .
هزینه های تیم طراحی غرفه نمایشگاه
هزینه طرح غرفه در چک لیست طراحی غرفه
چک لیست طراحی غرفه نمایشگاهی به شما کمک می کند تا بتوانید هزینه های خود را سازماندهی کنید. پیش از آغاز کار ساخت غرفه ابتدا چک لیست طراحی غرفه نمایشگاهی را آماده نمایید تا برآوردی از هزینه ها و اقداماتی که باید انجام دهید داشته باشید.