غرفه سازی و چگونگی اداره غرفه های نمایشگاهی
غرفه سازی در نمایشگاه زمانی اهمیت پیدا می کند که در آن به تبادل اطلاعات و فناوری های روز پرداخت نه صرفا نمایش یک نوع کالای خاص. طراحی غرفه تنها محدود به فروش کالا و محصولات نیست بلکه فضای نمایشگاهی بستری را مهیا می کند تا از طریق آن با مخاطبین و مشتریان تعامل و ارتباط دو سویه داشت. مراحل مختلف غرفه سازی و تبلیغات فروش با گذشت زمان انسان ها به این فکر افتادند که چه روش هایی را به کار ببرند تا بتوانند میزان فروش خود را افزایش دهند. برای این کار به فکر تبلیغ افتادند. تبلیغات امروزه با وجود تلویزیون , رسانه های جمعی و اینترنت , ماشین های چاپ و ... کاملا از حالت سنتی خود خارج شده است. تبلیغات به روش های سمعی - بصری یکی از بهترین روشهای تبلیغات است. حضور در نمایشگاه نیز می تواند به عنوان روشی موثر در تبلیغات محسوب گردد اگر تمهیدات مناسبی برای آن در نظر گرفته شود. مشارکت در نمایشگاه پاسخ گوی بسیاری از نیازهای شرکت هاست. امروزه غرفه سازی یکی از بزرگترین فعالیت ها در نمایشگاه است. شرکتهای زیادی در زمینه غرفه سازی و طراحی غرفه فعالیت می کنند و هر کدام از شیوه های خاص و رنگ های متفاوت برای کار غرفه سازی استفاده می کنند. که مختص خود آنهاست و به نوعی تبلیغات آنها نیز محسوب می شود. پس از اینکه کار غرفه سازی به پایان رسید نوبت به مرحله چیدمان غرفه می رسد. در این مرحله با اجاره تجهیزات نمایشگاهی مناسب و طراحی فضای داخلی غرفه می توان جلوه خاص و ویژه ای برای غرفه نمایشگاهی به وجود آورد. در مرحله پایانی نوبت به شرکت در نمایشگاه با غرفه ساخته شده و نحوه اداره و کنترل غرفه می رسد. نکته ای که پس از غرفه سازی باید به آن توجه ویژه داشت اداره غرفه به گونه ای بسیار حرفه ای و تخصصی است.
غرفه سازی و بخش های مهم اداره غرفه
مهم ترین بخش در اداره غرفه نمایشگاه نحوه برخورد غرفه دار با مخاطب و بازدید کننده است. نحوه برخورد با مخاطبین اهمیت زیادی دارد زیرا که این مخاطبین و بازدیدکنندگان می توانند از مشتریان بالقوه ما باشند. برای اینکه نحوه برخورد بهترین داشته باشیم بهتر است مخاطبین خود را بشناسیم و آن ها را دسته بندی کنیم: مخاطبین علاقه مند به این گروه باید توجه ویژه ای داشت زیرا که جذب این افراد و ترغیب آنها برای خرید یا استفاده از محصولات و خدمات ما بسیار آسان تر است مخاطبین نسبتا علاقه مند این گونه افراد را با به کارگیری شیوه هایی می توان به کار و کالای خود علاقه مند کرد. مخاطبین بی علاقه امکان جلب نظر و توجه این افراد بسیار کم است اما باید تلاش خود را به کار بریم. بازدید کنندگان از نمایشگاه ها معمولا افرادی هستند که از این گونه محصولات استفاده می کنند. همچنین افرادی که کار آن ها به نوعی با محصولات و خدمات شما مرتبط است و قصد دارند اطلاعات خود را در زمینه تولیدات جدید تکمیل نمایند. همچنین کارمندان شرکت ها و سازمان ها که از طرف سازمان برای این کار انتخاب شده اند همچنین شرکت های رقیب برای بررسی وضعیت کاری شما نیز ممکن است از جمله بازدید کنندگان غرفه نمایشگاه شما باشند. خبرنگاران نیز در میان مخاطبین نمایشگاه برای تهیه گزارش و خبر دیده می شوند. هر نوع مخاطب نحوه برخورد خاص خود را می طلبد. یک شرکت در غرفه سازی نمایشگاه و نحوه اداره کردن آن به افراد زیر نیازمند است: • مسئول غرفه که هماهنگ کننده کلیه مراحل غرفه سازی , اجاره تجهیزات و ... می باشد • نماینده‌ی شرکت که عضو بخش مدیریت شرکت بوده و جهت شرکت در جلسات مهم باید در نمایشگاه حضور داشته باشد • کارکنان فنی غرفه سازی • مسئول فروش این شخص نیز کارهای مرتبط با فروش، ارسال و عقد قرار داد را انجام می‌دهد • کارشناس صادرات • کارشناس روابط عمومی • کارشناس مطبوعاتی • خدمه کارکنانی که جهت غرفه سازی نمایشگاه و حضور در غرفه انتخاب می کنیم بهتر است به زبان انگلیسی و زبان کشور میزان غرفه سازی مسلط باشند همچنین دارای روابط عمومی قوی و ظاهر مناسب و آراسته باشند. چهره این افراد برای جلب نظر مشتری و ایجاد حس اعتماد در وی بسیار مهم است. این افراد در طول روز ممکن است مجبور باشند بیش از 12 ساعت کاری را طی کنند که باید توانایی کافی برای این کار را نیز داشته باشند. اعتماد به نفس کافی و خوش رویی از دیگر نکاتی است که در غرفه سازی نمایشگاه و جلب نظر بازدیدکننده باید به آن توجه کرد. مطرح کردن سوالات چالشی از بازدید کننده و ترغیب وی از بازدید از محصولات غرفه و نیز داشتن اطلاعات کافی جهت مجاب کردن مشتری از فاکتورهای مهم یک غرفه دار است. مدیریت غرفه نیز باید توانایی اداره کردن و هماهنگ نمودن بخش های مرتبط غرفه سازی را داشته باشد پیگیری روند کاری غرفه سازی نمایشگاه و داشتن اطلاعات لازم در این زمینه از وظایف مهم مدیر غرفه است. پیش از غرفه سازی و شروع به کار ساخت غرفه کلیه مراحل و کارکنان را مشخص نمایید تا در طول غرفه سازی و طراحی غرفه نمایشگاه با مشکلی مواجه نشوید.
